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Corresponder às Expectativas

Como você cria um Living Office? Para responder a essa pergunta, a WHY acompanhou a jornada de uma empresa de uma sede que dificultava o seu crescimento para um ambiente de trabalho em que tanto as pessoas quanto os negócios poderiam prosperar. Esta é a terceira parte de uma série.

As pessoas são o ativo mais importante de todas as organizações, no entanto, muitos dos escritórios de hoje não são projetados para dar suporte às suas necessidades e atividades. Com o Living Office, a Herman Miller oferece um novo tipo de ambiente de trabalho, projetado com base em pesquisas a respeito da compreensão de pessoas, do trabalho que elas desempenham e das ferramentas de que precisam para ter sucesso.

Quando o Diretor Executivo da Harry's, Jeff Raider, decidiu transferir a empresa de um lugar barulhento e entulhado para um escritório de 2400 m² no distrito de SoHo em Nova York, ele e sua equipe de design convocaram a Herman Miller para equipar o espaço. Raider e o Diretor de Design Scott Newlin achavam que a empresa de vestuário masculino e a Herman Miller compartilhavam da mesma estética de design, que enfatiza a beleza e a funcionalidade. Mas, além dos móveis, Raider e Newlin foram atraídos pela estrutura do Living Office da Herman Miller, que oferece uma compreensão maior sobre as pessoas e seus trabalhos, além de um modelo personalizado para criar locais de trabalho onde tanto as pessoas quanto a empresa possam prosperar. A Harry's utilizou o Processo de descoberta Living Office para formular o objetivo e a natureza única da empresa e para identificar os tipos de atividades desempenhadas pelos funcionários ao longo do dia. Essas ideias ajudaram a empresa de arquitetura Studio Tractor a planejar um ambiente de trabalho que refletisse a cultura altamente colaborativa da Harry's. O novo espaço oferece diversas configurações de ambientes onde as pessoas podem compartilhar ideias, conversar brevemente e trabalhar juntos para resolver problemas, bem como espaços privados onde as pessoas possam fugir da agitação e do barulho para se concentrar no trabalho.

Seis meses após a Harry's se transferir para sua nova sede, a equipe de pesquisa da Herman Miller visitou o local para conferir se o novo escritório estava ajudando as pessoas a trabalhar de forma mais eficiente, a compartilhar conhecimento mais facilmente e se ele expressava melhor a marca; metas estabelecidas durante o processo de descoberta. Para responder essas perguntas, a Herman Miller realizou uma pesquisa completa no local usando diversos métodos, inclusive observação no local e longas enquetes e entrevistas entre os líderes e a equipe. A WHY passou a conversar com Raider e Newlin sobre sua jornada contínua em busca da criação de um ambiente de trabalho que, como colocado por Newlin, “seja literalmente vívido”. Eis o que eles dizem em uma entrevista sobre as descobertas da pesquisa conduzida pela Herman Miller.

Quando vocês decidiram se mudar para um escritório maior?

Scott Newlin: O momento decisivo para nossa mudança foi quando atingimos a marca de cerca de 85 pessoas. O espaço que tínhamos não era grande o bastante para eles e tudo o que tínhamos que armazenar.

Foi ótimo, pois entramos na sala e sentimos que algo importante estava acontecendo. Mas estava caótico. Toda aquela confusão e energia são muito boas para o momento, mas prejudicam sua rotina durante um dia difícil ou quando estamos ao telefone.

Jeff Raider: Nos sentíamos confinados no espaço antigo. Tínhamos que dedicar a maior parte das mesas e espaços de trabalho individuais, e não sobrava um espaço para as pessoas se reunirem e debaterem sobre assuntos de forma rápida.

Um dos pontos de encontro se tornou nosso elevador de carga, que ficava no corredor externo. Nos encontrávamos lá em pleno inverno, vestindo casacos de frio com pequenas mesas de papelão montadas no meio. Era evidente que precisávamos de mais espaço compartilhado.

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Por que o Living Office foi uma boa pedida para a Harry's?

JR: Aprendemos o conceito de Living Office e a capacidade de adaptar o ambiente de trabalho às necessidades de nossa equipe. Ficamos muito intrigados pela capacidade de ter um espaço que permitisse que várias pessoas trabalhassem juntas, mas que também fosse limpo e bonito, no qual tivéssemos orgulho de trabalhar todos os dias e de receber a visita de várias pessoas.

SN: O Living Office foi muito interessante, pois colocou em prática tudo o que tentávamos conquistar. Ele nos possibilitou a flexibilidade, para que pudéssemos crescer, mudar, ver como as coisas iam funcionar em uma semana e, se não estivessem dando certo, adaptá-las no dia seguinte.

Vocês se surpreenderam com alguma coisa enquanto trabalharam no Processo de descoberta Living Office?

JR: Percebemos que haviam muitas pessoas diferentes na Harry's, que precisavam se reunir e trabalhar de forma colaborativa. Trabalhar em um ambiente de escritório comum de produção em massa poderia não resultar na máxima eficiência ou êxito de nossa equipe.

Por exemplo, vemos essas diferenças marcadas em grupos individuais. Nossa equipe de engenharia de software precisa se concentrar intensamente no código em que estão trabalhando. Nossas equipes de CX e marketing passam o dia falando com pessoas. O ambiente que promova o êxito é mais animado, interativo e colaborativo.

Antes da mudança, 29 por cento dos funcionários da Harry's se consideravam produtivos. Após a mudança, 70 por cento se considera produtivo.

Sentimos que temos um Living Office de muitas formas. É um escritório onde sentimos que podemos morar e que ressalta uma espécie de ação e vibração na forma com que interagimos. Jeff Raider, Cofundador e Diretor Executivo adjunto da Harry's Grooming

Como a equipe de design usou as ideias do Processo de descoberta para planejar o novo espaço?

SN: Através do Processo de descoberta, nós desmembramos tudo em números exatos. Precisamos desse determinado número de salas de conferências, salas de convivência, salas para um bate-papo cara a cara, áreas de descanso, onde possamos usar nosso laptop e simplesmente trabalhar, colocar fones de ouvido e fazer nosso serviço.

Atualmente, nossa equipe de marketing trabalha junto com nossa equipe de compras, que interagem diariamente entre si. Acho que isso permitiu uma abordagem mais contínua à sua forma de trabalho. Além disso, reduziu o tempo de determinadas tarefas. Então conseguimos ser eficientes do ponto A ao ponto B, com menos correria.

JR: O mais legal do nosso espaço é que as pessoas podem adaptar suas próprias áreas para reuniões aos tipos de interação que quiserem ter. Se quiserem uma conversa casual, eles podem se sentar no sofá da sala de conferências. Se quiserem realizar uma reunião em grupo formal, é possível reunir as pessoas em uma sala de conferências mais reservada.

Quando as pessoas entram em sua nova sede, o que elas veem?

JR: A primeira coisa que elas veem é que ela é aberta. E que ela combina com o conceito de colaboração e abnegação de nossa marca e de nosso negócio. Essa é uma empresa em que as pessoas gostam de trabalhar umas com as outras e estão bastantes comprometidas a cada dia. A outra coisa sobre essa abertura é que ela conduz energia. Quando nossa equipe toda está aqui e estamos trabalhando todos juntos, eu me sinto energizado pela agitação que acontece.

SN: O novo espaço foi criado para dar a sensação e parecer a incorporação da cultura da Harry's e nossa forma de trabalho. Nós prestamos muita atenção nos detalhes dos acabamentos, as cores, as escolhas de tecido, como se todos os momentos, toques, sensações e interações com uma mobília fossem, na verdade, conosco. Então, trabalhamos com a equipe de design para criar essa paleta de cores quentes, que fossem acolhedoras, mas que a mobília fosse superfuncional.

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E quanto aos funcionários em potencial? Eles se impressionaram?

JR: Quando vou me encontrar com algum candidato a uma vaga na Harry's, costumo chamá-lo para um café e, em seguida, convidá-lo para conhecer nosso escritório. Venha nos conhecer. Saber quem somos. Conhecer nosso espaço. Por estarmos tão orgulhosos do nosso espaço, acho que ele fala por si só para todos os visitantes. Eles falam: “Uau. Que legal!” A marca imediatamente ganha vida.

Vocês trabalharam com a Herman Miller para analisar como anda o novo escritório. O que vocês descobriram?

SN: Os resultados chegaram e nos mostraram que, no geral, tivemos o impacto almejado e atingimos nossas metas com êxito. Por exemplo, as pessoas estão se sentindo geralmente mais positivas e felizes por estarem nesse espaço. A área aumentou muito do nosso espaço antigo para o novo espaço.

Vocês acham que criaram um ambiente de trabalho que possa crescer com a empresa?

SN: O novo espaço estará em constante evolução. Acrescentamos mais mesas, à medida que contratamos mais pessoas. Vimos como as pessoas trabalhavam e reconfiguramos algumas zonas de assentos de um espaço para outro, para que elas funcionem melhor. Então, para mim, a pesquisa é contínua, bem como o projeto. Ele está literalmente vivo.

JR: Estamos crescendo muito rápido. Sentimos que temos um Living Office de muitas formas. É um escritório onde sentimos que podemos morar e que ressalta uma espécie de ação e vibração na forma com que interagimos. Outra coisa que adoro no Living Office é sua capacidade de mudança, constante evolução e aprendizado. Combina muito com como pensamos em fazer todo o nosso negócio crescer. 

No Leesman Index for Workplace Effectiveness (Índice Leesman de Eficiência do Ambiente de Trabalho), o escritório da Harry’s obteve 48,4 por cento. O novo espaço obteve 71,9 por cento, superando o referencial global de 60,1. O Índice Leesman é um serviço de referencial global que inclui dados sobre eficiência no local de trabalho de centenas de empresas no mundo todo. Com a ferramenta de pesquisa da Leesman, os funcionários avaliam seus ambientes de trabalho. Os resultados permitem que as organizações entendam onde precisam investir mais tempo, dinheiro e esforços para futuras melhorias.

As pessoas estão se sentindo geralmente mais positivas e felizes por estarem nesse espaço. A área aumentou muito. Scott Newlin, Diretor de Design da Harry’s Grooming

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